Quantas vezes você já participou de reuniões intermináveis, prolixas, totalmente ineficazes?
E o pior, existe organizações que fazem reunião para tudo, a qualquer momento, sem nenhum planejamento, pois não existe liderança definida, todos participam das mínimas decisões. Isso torna a empresa improdutiva.
Os colaboradores precisam ter talento. Precisam estar no cargo certo. Precisam de autonomia para mostrar suas competências através de suas performances.
Em alguns casos a reunião é inevitável. Muitas vezes absolutamente necessária. Algumas reuniões são feitas periodicamente. Apenas alerto ao fato de não exagerar na dose.
Isso me lembra uma metáfora em que o diretor convocou uma reunião para discutir o incêndio que acabara de começar?
O gerente pergunta:
- Chefe, devemos chamar o bombeiro ou buscar um balde de água? O que o senhor acha?
O diretor responde:
- Preciso ter todos os dados para tomar uma decisão, qual a dimensão do Incêndio? Quanto de água vai gastar?
Essa discussão não vai a lugar algum. O fogo já está se espalhando. Alguém tem que agir.
Portanto para que sua reunião seja absolutamente produtiva ela deve seguir algumas Leis:
Primeira Lei: Ter objetivo definido.
Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico.
Dica: “Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes”.
Segunda Lei: Priorizar tarefas.
O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil.
Dica: “Enumere os assuntos por ordem de importância”.
Terceira Lei: Delegar e Cobrar.
Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível.
Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião ou no término do prazo de cada tarefa.
Dica: “Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas”.
Utilize as Três Leis para uma reunião eficaz e experimente por si só o aumento da produtividade e a melhoria nos resultados.
