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Que as reuniões são um problema gigante nas empresas de qualquer porte, todo mundo já sabe, porém é um problema passível de solução. Não vou dizer que é simples ou fácil, mas é algo realmente factível.

Há muitos anos desenvolvemos na TriadPS programas para redução ou melhora das reuniões. Tivemos sucesso em boa parte dos casos, com redução de milhares de reais em reuniões. O que torna o assunto ainda mais delicado de falar, pois quem gostaria de divulgar que na sua gestão havia um desperdício de alguns milhões com reuniões inúteis? O que vejo é que os líderes estão começando a querer lutar essa batalha o que é legal.

Nesse tempo todo, trabalhando com esses processos, aprender com os projetos onde falhamos é o mais importante, pois ali está a sabedoria de acertar na próxima. Selecionei três pontos que prejudicam o processo de melhoria das reuniões na empresa.

1 – Reunião improdutiva é a forma mais simples de mascarar a ineficiência.
Você com certeza conhece uma série de profissionais, líderes e parceiros que disfarçam sua incapacidade através de reuniões e mais reuniões. Se não são capazes de tomar a decisão ou se tem medo de decidir sozinhos, porque não agendar mais encontros para conversar sobre? Esse é o tipo de caso, onde um processo de reuniões eficiente, pode ser perigoso para quem está se mascarando. Ai o boicote é natural, mesmo que na surdina as coisas não vão acontecer.
Não adianta apenas treinamento, campanha ou discurso se os líderes e as equipes não se envolverem, de verdade. Se não aceitarem que o problema não é apenas a reunião, mas também nas decisões. É preciso que o processo comece e continue em um crescente, olhando em vários aspectos ou todos os velhos hábitos voltam a se instalar rapidamente.

2 – Condutores (ou consultores) ruins destruindo a possibilidade de melhorar
Estive em um cliente para conduzir a reunião de conselho deles. Antes e no começo da condução, senti um certo descrédito dos participantes, mas não sabia exatamente o porquê. Depois de fecharmos a reunião prevista para durar 4h bem antes, um diretor contou a história.
Eles haviam contratado para a reunião anterior, um “consultor de reuniões”, depois de assistir um curso online sobre reuniões. Eu vi o curso, um resumo muito mal feito do meu livro Estou em Reunião (inclusive feio de não citar a fonte das pesquisas e do conteúdo que mostrou). Resultado: o cara foi tão mal que nem conseguiu terminar a reunião, foi expulso no meio.
Leva tempo para formar um condutor profissional de reuniões, nesse caso o tempo é que faz a experiência e não a leitura de livros ou cursos apenas. Se o cara não tiver pelo menos 400 horas de condução no histórico, com técnicas adequadas, não vai conseguir lidar com os problemas da dinâmica de uma reunião mais complexa. E ai todo o processo cai em descrédito, o que é péssimo. Tem gente boa no mercado, séria, porém para cada bom profissional existe o quádruplo de ruins. Selecione bem.

3 – Tecnologia mal aplicada
Muitas empresas compraram tecnologias caríssimas de teleconferência, vídeo presença, etc. Tecnologia funciona, se bem aplicada. A questão é realmente saber quando, como e onde usar, treinar as pessoas corretamente e medir o retorno desse investimento.
Tenho discutido muito com o pessoal da Added e da Cisco, de forma a criar métricas para a empresa que o investimento nessas tecnologias realmente reduz custos, aumenta a produtividade e que o ROI vai fazer todo o processo ser pago em poucos meses.
Tecnologia de reunião, não é apenas ligar uma câmera no Skype do seu computador e sair fazendo a reunião é um processo completo de colaboração que envolve diversos conceitos.
É possível melhorar as reuniões da sua empresa. Deve fazer parte da estratégia, de toda a direitoria, de toda a empresa. Tudo começar por querer melhorar, depois com as técnicas e a tecnologia certa o processo começa a fluir.